Gestão de Projetos: O que você precisa saber

Gestão de projetos, quer entender mais sobre? Como ele é importante para que se obtenha sucesso em um objetivo? Confira o texto e veja as vantagens!

Você é do tipo de gerente “raiz”, que quando prepara um projeto, faz uso de toda e qualquer documentação burocrática necessária - com Project, Gráfico de Gantt, UML, Caso de Uso - e que só depois destas fases concluídas é que coloca o time para construir o projeto? 

Ainda, você é do tipo que depois de finalizada a construção, antes de mandar o projeto para produção, primeiro o submete a teste?

Não é incomum que nestes casos, já com o projeto em produção, você perceba que depois de passado quase 1 ano, ele já não esteja fazendo mais sentido, nem trazendo o valor esperado. 

Outra situação comum, é você ter dificuldade de engajamento e comprometimento do seu time com as entregas.

 

Seja por conta de má priorização, dependências de fornecedores, outros times, muita exposição (riscos muito altos), bloqueios, conflitos no time, a qualidade das entregas do seu time está baixa?

Como administrar tantas variáveis? A boa notícia é que você não precisa mais se preocupar, porque neste artigo pensamos em todos esses diferentes cenários para você, e garantimos que para cada uma dessas situações existe solução!

Por mais que você saiba o que é gestão de projetos e tenha anos de carreira, ou mesmo que esteja apenas começando, é importante que você saiba que as coisas não são tão óbvias quanto parecem. 

Estamos lidando com pessoas, e este é o pilar mais importante para que você tenha sucesso na sua jornada de entrega. Fazer a gestão do escopo, tempo e custo é importante, mas cuidar das pessoas é fundamental.

A Gestão de Projetos, quando bem feita, para ser bem sucedida diz muito sobre forma como planejamos e fazemos a gestão do escopo, tempo e custo e principalmente do cuidado que temos com as pessoas.

Em um passado nem tão distante assim, quando pensávamos em projetos, o foco era muito em escopo, prazo e custo. 

Quando um desses pilares extrapolava, seja pelo que fosse, tínhamos um prejuízo grande ao entregar o projeto. 

Às vezes não se cumpria o prazo, pois ao entregar o projeto não era nada daquilo que estava se pensando, o que gerava um volume alto de retrabalho. 

Ou, o custo de projeto extrapolava por conta de aumento de escopo, ou mudança inesperada.

Outras vezes, o escopo não estava bem definido e mesmo com todas as definições e documentações extensas, o time ficava parado aguardando algum tipo de definição.

É preciso que você saiba que nos dias atuais, existem formas mais eficazes de se fazer gestão de projetos, de forma que você possa planejar entregas mais rápidas e que agreguem valor de imediato e que te ajudará a entender para qual o rumo o projeto deverá caminhar. 

Focando mais em interações e indivíduos do que em processos e ferramentas, com produtos funcionando mais do que documentação extensas,  com a colaboração com os clientes mais que contratos e, por último, respondendo às mudanças mais que seguir planos: tudo isso contribui para o sucesso da operação.

Você já deve ter ouvido falar de gestão ágil de projeto, ou, senão ouviu e nem leu, não tem problema, vamos te contar um pouco da história e de seus benefícios.

Lá em meados dos anos 50, logo após a segunda guerra mundial, a Toyota sentiu a necessidade de mudar a sua produção, pois estava perdendo muito do seu faturamento, com carros parados em seu pátio esperando ser vendidos. 

Por vezes, aguardava por muito tempo um fornecedor entregar o material, o que acabava impactando no processo de entrega, gerando atraso, ou até mesmo, gerando um volume de peças estocadas aguardando pelo material. 

Foi aí que o Taiichi Ohno criou o Sistema Toyota de Produção (super indicamos a leitura do seu livro), com objetivos de otimizar a produção dos veículos, evitando desperdícios, eliminando estoques e o principal foco em gerar valor ao cliente.

A partir daqui, nasceram os principais métodos e frameworks de gestão ágil de um projeto.

Pilares do Sistema de Toyota de Produção

• Just in Time: produção sob demanda
• Jidoka: automação com supervisionamento humano
• Heijunka: garantir a distribuição dos esforços ao longo do tempo
• Padronização do trabalho: definir padrões para a execução de um processo. Isso facilita para que os colaboradores saibam o que tem que ser feito e o tempo a ser feito.
• Kaizen: visa a melhoria contínua do processo

Um bom gestor de projetos precisa ser completo: organizador, planejador, executor e prático!

De nada adianta ter um projeto perfeito se ele não ficará pronto a tempo ou será finalizado às pressas e sem o acabamento ideal.

Para que um projeto saia bem feito, é importante ter uma gestão ágil, pois ela é capaz de contornar até mesmo alguns imprevistos no processo.

Abaixo listamos algumas das principais vantagens de realizar a gestão ágil quando se trata de gerenciar projetos. Confira:

Uma gestão ágil está diretamente ligada à otimização de tempo, apesar de essa metodologia não estar associada apenas à agilidade, afinal o ideal é entregar valor ao cliente de maneira mais rápida.

Em uma gestão ágil de projetos, as ações são pragmáticas, as etapas são facilitadas e tudo se torna mais funcional, principalmente quando há tarefas bem definidas e entrosamento da equipe.

Até mesmo as funções dos colaboradores podem se tornar mais práticas e diretas através do uso de ferramentas e metodologias justamente para otimizar o projeto e os passos dele.

Com o uso de estratégias de gestão ágil, tem-se um maior controle sobre as operações, por mais contraditório que isso possa parecer. Para entregar mais rapidamente valor ao cliente, será necessário lidar com as possibilidades do momento, alterando o que for necessário e remodelando as etapas.

Com isso, haverá o aumento da produtividade, visto que os colaboradores lidarão com o que podem e se adaptarão às reais condições. Com a organização, o gestor e a equipe terão um poder de reação imediato, não esperando concluir um projeto para entender que o mesmo não faz mais sentido.

 Isso facilitará as entregas e garantirá que haja qualidade devido às adaptações. Afinal, pode-se utilizar poderosas estratégias e ferramentas para gerenciar as ações e as etapas do projeto.

Vou deixar aqui uma imagem para ilustrar como era feito o planejamento de projeto e como fazemos nos dias atuais.

Para te ajudar a ter clareza, quais os fluxos, pessoas, funcionalidades, o que produto irá ou não fazer, o que o produto é ou não é e até mesmo definir uma entrega mínima viável, você pode aplicar uma Lean Inception. Um método muito bom que te ajudará a definir e a construir o seu backlog.

E como fazemos para ter os feedbacks dos produtos?

Uma forma que você pode fazer, é ir até onde o povo está. Já diria o Walt Disney em “O jeito Disney de Encantar os seus Clientes”, ou, como falamos no Lean, vá ao Gemba. Se você trabalha com software, que tal olharmos para o Google Analytics?



Essas são algumas formas que podemos ter feedbacks dos produtos que estão sendo desenvolvidos.

Quando estamos trabalhando com o projeto de gestão ágil, tratamos a transparência como o principal pilar, pois sem ela fica difícil uma gestão funcionar.



O 1º passo é montar uma gestão a vista, um quadro simples onde você possa acompanhar o andamento das tarefas. 3 colunas (A Fazer, Fazendo, Feito) são o suficiente para o 1º momento.

Transcreva todas as atividades do seu time para este quadro, após, faça uma revisão para que o quadro reflita a realidade do projeto naquele instante.

 Após instaurar junto ao seu time uma reunião diária (entenda mais sobre a reunião diária lendo Scrum e/ou Kanban), onde você acompanhará a evolução das atividades.

A ideia aqui, não é ter uma reunião de status, mas sim identificar possíveis impedimentos que possam afetar a evolução do produto.



Deixe o quadro atualizado com todas as saídas da reunião diária, principalmente com as atividades bloqueadas por algum evento. Assim sendo, quando uma pessoa olhar para o quadro do seu time, saberá exatamente o que está acontecendo.

É de extrema importância que você deixe o seu time alinhado a respeito do porquê você está praticando a gestão de maneira transparente. Pois o seu time é o principal interessado.

Se o seu time vem sofrendo com desmotivação, por conta de horas extras, interrupções e falta de priorização, o 1º passo pra resolver isso é saber como você tem liderado o seu time.

Se você é daqueles que delega tarefas e vai assistir um filme e só aparece para cobrar o resultado final, você precisa repensar sua liderança. 

E se você é daqueles que não protege seu time de interrupções, mais uma vez, você precisa repensar sua liderança.

Para você ser um bom gestor, não basta ter um planejamento bem feito, ter um roadmap no mural alinhado com as expectativas do seu cliente, ou qualquer outra ferramenta que possibilite tal ação. 

 Assim como a Transparência, você precisa saber como construir um time engajado no propósito da empresa e de seus clientes.

Para te ajudar, existem algumas práticas que você pode aplicar:

One a One: esta prática é muito cuidadosa e humanizada, pois aqui você ouve as expectativas do seu liderado e apresenta os pontos fortes e os pontos fracos em que ele precisa evoluir.

Um aspecto muito importante, é que esses pontos a melhorar estejam alinhados com as expectativas do liderado e claro ao propósito da empresa. Deixe registrados os planos de ações alinhados e combine um prazo para o cumprimento.

Retrospectiva: tenha um momento com o seu time e peça que eles apresentem os pontos fortes e os pontos a melhorar. Leia todos os pontos apontados, focando nos aspectos a melhorar, estabeleça a forma de começar, o responsável e uma data de entrega.

Quando houver muitos pontos a melhorar, é importante que o time priorize apenas 3 pontos de melhoria. Para isso, peça ao seu time que vote nos pontos de melhoria que eles entendem como prioridade. O voto é individual.

Libere 3 votos para cada um e peça que eles votem em pontos de melhoria diferentes.  Ao final da votação, elenque os 3 mais votados.

Existem ferramentas online, como o Mural, que ajudam na facilitação deste rito. Escolha uma e seja feliz!

Uma boa prática, é você iniciar o rito com uma dinâmica de quebra gelo. Na internet você encontrará muitas.

Eu particularmente gosto de usar o Fun Retro. A ideia da dinâmica, é deixar o clima mais agradável e energizar o time para que eles sintam-se à vontade para falar sobre aquilo que eles julguem importante.

Mantenha uma cadência com o time de “One a One” e “Retrospectiva”. Para o One a One, em situações que requerem mais atenção, uma recorrência mensal com o seu liderado é o suficiente.

Para a “Retrospectiva”, uma recorrência quinzenal com o seu time é o bastante. Leia mais sobre Retrospectiva em Scrum ou Kanban.

Uma dinâmica bem eficaz é apresentar “um animal da semana”, na reunião diária. Como é feito: elenque o animal da semana e a cada dia eu traga uma imagem ou um vídeo diferente relacionado a ele. 

Apresente para os liderados a imagem no início da reunião diária e libere 5 minutos do tempo da reunião para falar sobre o animal que estão vendo.

Existem muitas técnicas para construção de times, mas com essas 3 sendo bem executadas, seu time ganhará mais confiança e com certeza estará mais engajado no propósito da empresa.

Importante ressaltar que essas técnicas servem também para times que estão iniciando, mas quis focar em times que já estão trabalhando juntos há algum tempo. Ok?

As 2 formas mais populares de se praticar uma gestão ágil são: Scrum e Kanban.

Idealizada por Ken Schwaber e Jeff Sutherland, a ideia era mudar a forma tradicional de gestão de projetos e ativar valor em menos tempo, com ciclos menores de 2 a 4 semanas, ao invés de projetar e realizar a entrega ao final de meses, de 1 ou 2 anos no modelo cascata, seguindo o modelo tradicional de gestão de projetos.

Foi desta necessidade que nasceu o Scrum. Com incrementos gerados em ciclos menores, é possível  ativar valor de forma mais rápida, validar hipóteses, colher feedbacks e assim corrigir o curso dos produtos. Desta forma, melhora-se a previsibilidade e eficiência dos times.



Quer entender os pilares, valores, como executar os ritos, conhecer os papéis e responsabilidades, quais são os artefatos do Scrum.

Antes de começarmos a falar sobre o sistema Kanban, é importante que fique claro que não estamos tratando de um sistema revolucionário e sim evolucionário. Aqui, prezamos muito pela melhoria contínua, com base nos históricos que geramos ao longo da jornada.

Com esse método, iremos trabalhar a gestão a vista, gargalos, eficiência de fluxo, dentre outros. Para que tenhamos sucesso com esse método, é muito importante termos a clareza dos objetivos da organização, do produto, do time em questão, e estas informações têm que estar disponíveis em todos os níveis.

Outro ponto que vale a pena ressaltar, é que, não iremos tratar do quadro Kanban e sim, sobre o método Kanban, ok?